Qué es el teletrabajo y cómo implementarlo en tu empresa con estas herramientas
Hablar de teletrabajo o trabajo en remoto es cada vez más habitual. ¿Pero sabes exactamente qué es el teletrabajo y cómo funciona? Descúbrelo con nosotros, y apunta cuáles son las pautas y herramientas que te harán la vida mas fácil.
Qué es teletrabajo y qué no
El concepto de teletrabajo hace referencia a las tareas intelectuales que realiza un profesional que no se encuentra presencialmente en la oficina, aunque el suyo sea normalmente un ‘trabajo de escritorio’.
Es decir, hablamos de trabajo a distancia. O lo que es lo mismo desarrollado desde casa (home office), un espacio de coworking o cualquier otro lugar con conexión a internet.
¿Qué es teletrabajo, entonces? Por ejemplo, redactar artículos periodísticos sin estar en la mesa de la redacción, hacer tareas administrativas a distancia o elaborar páginas web desde casa…
Sin embargo, el trabajo de un conductor profesional, de un cámara que ha salido a cubrir un evento o de un localizador de exteriores no se considera teletrabajo aunque se desarrolle fuera de las oficinas de la compañía.
Modalidades de teletrabajo
A la hora de hablar de trabajo remoto, hay que distinguir distintas opciones.
Hay empresas que permiten teletrabajar los viernes o una serie de días al mes, o apuestan por el teletrabajo parcial.
¿Qué es teletrabajo parcial? Por ejemplo, que un empleado pueda salir antes para recoger a los niños en la guardería y más tarde trabajar un rato desde casa.
Otras cubren ciertos puestos con profesionales en remoto a tiempo completo.
Las mejores herramientas de teletrabajo
¿Cómo trabajar en equipo de forma eficaz?
Si coordinas un equipo o formas parte de uno que trabaja de forma deslocalizada existen numerosas herramientas para teletrabajo que pueden ayudarte.
Pero no pierdas la perspectiva, aléjate de las florituras y quédate con aquella que mejor se adapte a tus objetivos sin complicarte la vida.
Tenlo todo a mano
A falta de intranet, Google Drive es tu mejor opción para compartir documentos y archivos más pesados como vídeos o imágenes.
Y un simple Excel compartido con una leyenda bien definida de colores para distintas categorías u objetivos puede bastar para coordinar un equipo dispuesto a dominar el mundo y sacar adelante cantidades ingentes de trabajo.
A la hora de comunicarte, apuesta por lo sencillo
El chat es una forma de comunicación ágil, directa, sencilla y muy útil para resolver dudas, comparar datos concretos, o comentar puntos muy concretos… Slack, Spike o Hangouts Chat resuelven esta cuestión.
Y cuando el asunto a tratar requiere una conversación algo más extensa, opta por una reunión en remoto.
Busca la mejor opción para tu reunión en remoto
Si el objetivo es tratar brevemente un asunto sencillo entre dos o tres personas, quizás baste una llamada de teléfono. Pero si sois más, necesitáis compartir pantalla o la llamada es internacional, mejor optar por herramientas para reuniones en remoto.
Fuente: Whereby
Skype o Hangouts Meet son buenas alternativas. Ambas ofrecen, además, la posibilidad de contar con imagen. Pero no son las únicas.
Whereby, la antigua Appear.in, es ahora un pelín más complicada que antes, pero sigue siendo una interesante herramienta para teletrabajo.
Ahora es necesario registrarse para usarla y crear una sala. Y a la hora de optar entre esta u aplicaciones de teletrabajo debes tener en cuenta que la versión gratuita solo permite 4 personas por sala y 20 minutos de pantalla compartida.
Gestiona proyectos sin perderte en el email
¿Tienes una bandeja de entrada caótica, en la que se mezclan mails de proyectos distintos sin ningún orden? Tranquilo, porque tiene solución.
Si estás inmerso en distintos temas, empieza por colocar el email en un segundo plano. Y apuesta por herramientas de gestión de proyectos, especialmente diseñadas para casos como esos.
¿Cuáles? Por ejemplo, Asana o Trello son dos buenas opciones.
Asana está especialmente diseñada para facilitar el trabajo colaborativo y una comunicación clara y fluida.
Permite establecer proyectos distintos, diferenciados por colores. Y, dentro de cada uno de ellos crear y asignar tareas a miembros del equipo con una fecha de entrega. Además, en cada tarea pueden incluirse todos los materiales necesarios, independientemente del formato, y hacerlos visibles para todas las personas implicadas.
Trello es una herramienta más visual. Te permite organizar el trabajo en listas y verlo todo de un solo vistazo.
Optimiza el tiempo de teletrabajo
¿Cuánto tiempo dedicas a cada tarea?
Si trabajas para varios clientes o proyectos, contabilizar el tiempo dedicado a cada uno de ellos puede resultarte muy útil.
Y ahí es donde entra Toggl. Una sencilla herramienta a modo de cronómetro que te permite medir los tiempos y asignar cada medición a un trabajo.
De este modo sabrás cuánto tiempo facturar o tendrás claro si las tareas que te han encargado sobrepasan el tiempo que te pagan.
Evita distracciones y aumenta tu productividad
Por otro lado, la ‘técnica Pomodoro’ puede serte muy útil si no quieres perder la noción del tiempo o acabar procrastinando.
Se trata de cronometrar el tiempo en periodos de actividad de 25 minutos con entre 3 y 5 minutos de descanso entre uno y otro y pausas más largas cada cuatro bloques de actividad.
Existen distintas herramientas para ponerla en práctica. La web ‘Pomodoro tracker’ es una de las más sencillas.
Además, te permite adaptar los intervalos de tiempo a tus necesidades y la dificultad de la tarea.
Apuesta por el soporte colaborativo
Aplicaciones de teletrabajo como Groove o Chrysalis permiten dar respuesta a clientes o usuarios a varias personas a la vez desde distintos puntos del globo.
¿Por cuál inclinarse? Groove es perfecto para la atención vía email y Chrysalis está más enfocado a redes sociales.
De hecho ya hablamos de ella como una de las herramientas de gestión de social media más utilizadas en atención al cliente.
¿Por qué? Permite etiquetar, clasificar y derivar a distintos equipos una gran cantidad de mensaje, garantizando que los usuarios sean atendidos por profesionales especializados en el ámbito de su consulta.
En definitiva, bien gestionado el teletrabajo no tiene por qué perjudicar a la compañía o resultar complicado para los empleados.
Al contrario, puede suponer enormes ventajas para la productividad y la satisfacción de los trabajadores, facilitar la conciliación de vida personal y profesional y aumentar el ‘salario emocional’ de la empresa. Y nosotros podemos ayudarte en la selección y contratación en teletrabajo de los profesionales que necesites.